以有涯隨無涯? 時間管理帶你走出職場困局
你有否試過在晚上八、九點,偶爾看見朋友在社交媒體更新狀況,發現他們在吃喝玩樂,酒足飯飽之時,自己卻仍在公司對著刺眼的螢光幕,吃著防腐劑含量比木乃伊還要高的即食麵,了無生氣地應付著繁瑣的工作?
你會否不禁懷疑地問,究竟是自己能力不足,還是公司安排工作的模式出錯?每日埋頭苦幹,付出了「半斤」努力,能夠取足「八兩」收獲嗎?
其實香港公司中的 OT 文化非常普遍,除每天繁重的工作外,還要應付很多瑣碎的滋擾,例如會議、查詢、投訴,甚至同事突然與你閒聊等,通通都影響著你的工作進度。面對如此情況,你需要用一個高效的時間管理方法去突破重圍!
艾森豪威爾法 (The Eisenhower Method)
又稱「四象限法」或「十字法」,得名於其始創者前美國總統懷特‧艾森豪威爾,它是網絡上最普遍可以搜尋到的時間管理法則。

此法則將所有待辦事項分成四大類,以下按應最先做至最後做的順序排列:
一、緊急而重要的事 – 如人事危機、客戶投訴、即將到期的事務、財務危機等
二、不緊急但重要的事 – 如建立人際關係、新的機會、人員培訓、制訂防範措施等
三、緊急但不重要的事 – 如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、部門例行會議等
四、不緊急而不重要的事 – 如客套閒談、無聊信件、個人愛好等
基本上一般人都能夠清晰地安排第一及第四類的工作,卻搞亂了第二及第三類的步驟。使用艾森豪威爾法則的好處是它的執行方法非常簡單,而且很容易可以獲到效果。
計畫管理法
製定待辦事項清單是計劃管理法的重心,因應待辦時期的長度可分作日計劃、週計劃、月計劃等,如此類推。
首先將你的待辦事項列出,再排出處理次序,最後確認完成時間。謹記要避免遺忘就要避免半途而廢,今日能完成的事盡可能今日完成。
每天在一個固定的時候製定清單,每次只做一張。清單的內容包括非日常工作、特殊事項、行動計畫中的工作、昨日未完成的事項等,當完成一個事項就劃去一個,逐點擊破。
神聖時間法
這個方法的名字很有趣,但說穿了比較像一個操作多於法則。
神聖時間法要求於每日為先自設定一段「神聖時間」,可以是晚上 9 點到 11 點,或是早上 7 點到8點半,也有可能是某個假日中午的 12 點到 2 點。
「神聖時間」的時段不需要固定每天一樣,但一定是用來執行一項自己非常想執行的事情,可能是寫一篇部落格文章,或是學習一項新技能,甚至只是讀一本書,但無論任何人要給你安排什麼事情,都絕對不能碰觸到心中的這段「神聖時間」,當發生這種情況,你可跟別人說:「不好意思,這一天沒有時間了。」
擁有「神聖時間」的優點是可讓自己想做的事情總是一直保持進度。
工作切割法
工作切割法主要分為兩個部份。
第一,是將一項完整的事項化整為零,分拆為多個可於 10 至 30 分鐘內完成的步驟。
第二,找出你一天的「瑣碎時間」,意指平時浪費掉,於處理一件事和另一件事之間的空檔時間,例如返工放工時的候車及乘車時間、會議突然被推遲時的空檔、放工前開始醞釀心情的15分鐘等。
你可以利用這些「瑣碎時間」去分別完成一些非緊急的事項,或用作整理及安排來日的工作。
番茄工作法 (Pomodoro Technique)
這並非最普遍的時間管理法,卻有不少人在使用。它的名稱來自意大利文中的「番茄」,意指廚房中常見的番茄形計時器。

它的操作方法分開幾個步驟:
一、整理當日的待辦事項清單
二、設置 25 分鐘定時器,並告訴自己要專注於其中一個待辦事項,不受打擾
三、火力全開工作,若記起有其他事項要處理就把它寫入清單
四、待定時器響起,停下工作,紀錄你「完成的番茄鐘」,再休息 5 分鐘
五、每完成了 4 個「番茄鐘」便休息多點時間,約 20 至 30 分鐘
若你在完成某個「番茄鐘」的過程之間遇上其他非現在處理不可的事的話,則立刻停止這個「番茄」鐘並宣告它作廢﹝哪怕只剩 5 分鐘就結束﹞,先解決你的要事,再重新開始這個「番茄鐘」。
番茄工作法勝在它的概念及操作都十分簡單,它只要於求一段短暫的時間內保持專注,更安排了適當時間讓身體及腦袋得到休息。另外,坊間有大量的免費程式可供人使用,更非常認真地設有官方網頁及相關課程,讓你可以得到很大程度的支援,不過某些項目要收費就是了……﹝滴汗﹞