以有涯隨無涯？　時間管理帶你走出職場困局

 

你有否試過在晚上八、九點，偶爾看見朋友在社交媒體更新狀況，發現他們在吃喝玩樂，酒足飯飽之時，自己卻仍在公司對著刺眼的螢光幕，吃著防腐劑含量比木乃伊還要高的即食麵，了無生氣地應付著繁瑣的工作？

你會否不禁懷疑地問，究竟是自己能力不足，還是公司安排工作的模式出錯？每日埋頭苦幹，付出了「半斤」努力，能夠取足「八兩」收獲嗎？

其實香港公司中的 OT 文化非常普遍，除每天繁重的工作外，還要應付很多瑣碎的滋擾，例如會議、查詢、投訴，甚至同事突然與你閒聊等，通通都影響著你的工作進度。面對如此情況，你需要用一個高效的時間管理方法去突破重圍！

 

艾森豪威爾法 (The Eisenhower Method)

又稱「四象限法」或「十字法」，得名於其始創者前美國總統懷特‧艾森豪威爾，它是網絡上最普遍可以搜尋到的時間管理法則。

 

 

此法則將所有待辦事項分成四大類，以下按應最先做至最後做的順序排列：

一、緊急而重要的事 – 如人事危機、客戶投訴、即將到期的事務、財務危機等

二、不緊急但重要的事 – 如建立人際關係、新的機會、人員培訓、制訂防範措施等

三、緊急但不重要的事 – 如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、部門例行會議等

四、不緊急而不重要的事 – 如客套閒談、無聊信件、個人愛好等

 

基本上一般人都能夠清晰地安排第一及第四類的工作，卻搞亂了第二及第三類的步驟。使用艾森豪威爾法則的好處是它的執行方法非常簡單，而且很容易可以獲到效果。

 

計畫管理法

製定待辦事項清單是計劃管理法的重心，因應待辦時期的長度可分作日計劃、週計劃、月計劃等，如此類推。

首先將你的待辦事項列出，再排出處理次序，最後確認完成時間。謹記要避免遺忘就要避免半途而廢，今日能完成的事盡可能今日完成。

每天在一個固定的時候製定清單，每次只做一張。清單的內容包括非日常工作、特殊事項、行動計畫中的工作、昨日未完成的事項等，當完成一個事項就劃去一個，逐點擊破。

 

神聖時間法

這個方法的名字很有趣，但說穿了比較像一個操作多於法則。

神聖時間法要求於每日為先自設定一段「神聖時間」，可以是晚上 9 點到 11 點，或是早上 7 點到8點半，也有可能是某個假日中午的 12 點到 2 點。

「神聖時間」的時段不需要固定每天一樣，但一定是用來執行一項自己非常想執行的事情，可能是寫一篇部落格文章，或是學習一項新技能，甚至只是讀一本書，但無論任何人要給你安排什麼事情，都絕對不能碰觸到心中的這段「神聖時間」，當發生這種情況，你可跟別人說：「不好意思，這一天沒有時間了。」

擁有「神聖時間」的優點是可讓自己想做的事情總是一直保持進度。

 

工作切割法

工作切割法主要分為兩個部份。

第一，是將一項完整的事項化整為零，分拆為多個可於 10 至 30 分鐘內完成的步驟。

第二，找出你一天的「瑣碎時間」，意指平時浪費掉，於處理一件事和另一件事之間的空檔時間，例如返工放工時的候車及乘車時間、會議突然被推遲時的空檔、放工前開始醞釀心情的15分鐘等。

你可以利用這些「瑣碎時間」去分別完成一些非緊急的事項，或用作整理及安排來日的工作。

 

番茄工作法 (Pomodoro Technique)

這並非最普遍的時間管理法，卻有不少人在使用。它的名稱來自意大利文中的「番茄」，意指廚房中常見的番茄形計時器。

 

 

它的操作方法分開幾個步驟：

一、整理當日的待辦事項清單

二、設置 25 分鐘定時器，並告訴自己要專注於其中一個待辦事項，不受打擾

三、火力全開工作，若記起有其他事項要處理就把它寫入清單

四、待定時器響起，停下工作，紀錄你「完成的番茄鐘」，再休息 5 分鐘

五、每完成了 4 個「番茄鐘」便休息多點時間，約 20 至 30 分鐘

若你在完成某個「番茄鐘」的過程之間遇上其他非現在處理不可的事的話，則立刻停止這個「番茄」鐘並宣告它作廢﹝哪怕只剩 5 分鐘就結束﹞，先解決你的要事，再重新開始這個「番茄鐘」。

番茄工作法勝在它的概念及操作都十分簡單，它只要於求一段短暫的時間內保持專注，更安排了適當時間讓身體及腦袋得到休息。另外，坊間有大量的免費程式可供人使用，更非常認真地設有官方網頁及相關課程，讓你可以得到很大程度的支援，不過某些項目要收費就是了……﹝滴汗﹞

 

安排休息

時間管理的宗旨並非榨盡自己的精神力量去工作，反而是要利用高效地的規劃，從而擁有更多「屬於自己的時間」。

每天投入大量時間工作並不代表會獲得好結果，卻可能斷送生命中其他重要的東西，像家庭、社交、健康等，令你的努力適得其反。充足的休息不但可以讓你在生活與工作中取得平衡，更可為你再次注入動力，為你接下來要處理的工作做好準備。

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